No-code et gestion des contrats : comment faire ?

La gestion des contrats est un enjeu majeur pour les entreprises, quelle que soit leur taille. Entre la création, le suivi, les signatures électroniques et les renouvellements, ce processus peut rapidement devenir chronophage et complexe. Heureusement, les plateformes no-code offrent désormais des solutions simples et efficaces pour automatiser et simplifier la gestion des contrats, sans avoir besoin de compétences en programmation. Découvrons comment mettre en place une gestion des contrats en no-code.

Pourquoi utiliser le no-code pour la gestion des contrats ?

La gestion traditionnelle des contrats repose souvent sur des outils disparates (Word, Excel, e-mails) et des processus manuels, ce qui entraîne des risques d'erreurs, des retards et une perte de productivité. Le no-code permet de :

1. Automatiser les tâches répétitives : création de modèles, envoi de rappels, signatures électroniques, etc.

2. Centraliser les données : tous les contrats sont stockés dans un seul endroit, accessible et sécurisé.

3. Gagner du temps : les workflows automatisés réduisent les interventions manuelles.

4. Améliorer la collaboration : les équipes peuvent travailler ensemble sur une même plateforme.

5. S'adapter à vos besoins : les outils no-code sont flexibles et personnalisables.

Les étapes pour mettre en place une gestion des contrats en no-code

1. Choisir la bonne plateforme no-code

Plusieurs plateformes no-code sont spécialement conçues pour la gestion des contrats ou peuvent être adaptées à ce besoin. Voici quelques options populaires :

• Airtable : pour créer une base de données de contrats avec des workflows automatisés.

• Notion : pour organiser et suivre les contrats dans un espace collaboratif.

• Zapier : pour automatiser les échanges entre vos outils (ex : envoyer un contrat signé à votre CRM).

• DocuSign ou HelloSign : pour gérer les signatures électroniques.

• Bubble ou Glide : pour créer une application sur mesure dédiée à la gestion des contrats.

2. Structurer vos données

Commencez par définir les informations clés à suivre pour chaque contrat :

• Parties prenantes (client, fournisseur, etc.)

• Dates (signature, début, fin, renouvellement)

• Montants et termes financiers

• Statut (en cours, signé, expiré)

• Documents associés (PDF, annexes)

Utilisez une base de données (comme Airtable ou Notion) pour organiser ces informations de manière claire et accessible.

3. Automatiser les workflows

Avec des outils comme Zapier ou Make (ex-Integromat), vous pouvez automatiser les tâches répétitives :

• Envoyer un modèle de contrat par e-mail dès qu'un nouveau client est ajouté à votre CRM.

• Programmer des rappels pour les dates clés (renouvellement, expiration).

• Synchroniser les données entre vos outils (ex : envoyer les contrats signés à Google Drive ou Dropbox).

4. Intégrer les signatures électroniques

Les signatures électroniques sont un élément essentiel de la gestion des contrats. Des outils comme DocuSign, HelloSign ou PandaDoc s'intègrent facilement avec les plateformes no-code. Vous pouvez :

• Envoyer des contrats à signer directement depuis votre base de données.

• Recevoir des notifications lorsque le contrat est signé.

• Stocker automatiquement le document signé dans votre système.

5. Créer des tableaux de bord et des rapports

Pour suivre l'état de vos contrats en temps réel, créez des tableaux de bord visuels avec des outils comme Airtable, Notion ou Glide. Vous pouvez y afficher :

• Le nombre de contrats en cours, signés ou expirés.

• Les dates de renouvellement à venir.

• Les revenus générés par les contrats actifs.

6. Sécuriser vos données

La gestion des contrats implique des informations sensibles. Assurez-vous de :

• Choisir des plateformes conformes aux réglementations (RGPD, etc.).

• Limiter l'accès aux données sensibles aux personnes autorisées.

• Sauvegarder régulièrement vos données.

Exemple concret : gestion des contrats avec Airtable et Zapier

1. Base de données Airtable :

   • Créez une table "Contrats" avec des champs pour les informations clés (client, dates, statut, etc.).

   • Ajoutez une colonne pour le lien vers le document du contrat stocké sur Google Drive.

2. Automatisation avec Zapier :

   • Configurez un "Zap" pour envoyer un e-mail avec le modèle de contrat dès qu'un nouveau client est ajouté à votre CRM.

   • Un autre "Zap" peut envoyer un rappel automatique 30 jours avant l'expiration du contrat.

3. Signature électronique :

   • Intégrez DocuSign pour envoyer les contrats à signer et stocker les versions signées dans Google Drive.

4. Tableau de bord :

   • Utilisez les vues "Calendrier" et "Tableau de bord" d'Airtable pour visualiser les échéances et les statuts.

Les avantages du no-code pour la gestion des contrats

• Rapidité : Mettez en place une solution en quelques heures, sans développement complexe.

• Flexibilité : Adaptez votre système à vos besoins spécifiques.

• Économie : Évitez les coûts élevés des logiciels traditionnels de gestion des contrats.

• Autonomie : Modifiez et améliorez votre système sans dépendre d'un développeur.

Conclusion

La gestion des contrats en no-code est une solution puissante pour les entreprises qui souhaitent gagner en efficacité et en productivité. Grâce à des outils comme Airtable, Zapier ou DocuSign, vous pouvez automatiser vos processus, centraliser vos données et simplifier la collaboration. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, le no-code vous permet de créer une solution sur mesure, sans avoir à écrire une seule ligne de code. Alors, prêt à révolutionner votre gestion des contrats ?